Privacy beleid Scouting Don Bosco

Scouting Don Bosco verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement

In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Don Bosco via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via www.scoutingdonbosco.com. De gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard. De ledenadministratie (gegevensbeheerder) en webmasters hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online en wordt de informatie vanuit het webformulier op de webserver van Don Bosco verwijderd. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy

Gezondheidsformulieren en overige kopieën activiteiten en kampen

Scouting Don Bosco hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de
jeugdleden beschikt over informatie over onder andere de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit hardcopy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers, tezamen met een kopie van het identiteitsbewijs en pas van de zorgverzekeraar. De ingeleverde vragenlijsten en kopieën worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten en kopieën zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Don Bosco mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Registratie activiteiten

Voor sommige (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een excelbestand op de laptop van de teamleid(st)er. Er worden geen herleidbare persoonsgegevens geregistreerd.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPAmachtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in het incassosysteem op een beveiligde webserver. De penningmeester en de voorzitter van Scouting Don Bosco hebben inzicht in de financiële gegevens.

Ledenlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over zowel een digitale als een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak. De digitale lijst wordt in een beveiligde cloud server bewaard, de fysieke lijst worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.

Beeldmateriaal

Scouting Don Bosco maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Don Bosco en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

Communicatie

Het privacybeleid van Scouting Don Bosco is terug te vinden via www.scoutingdonbosco.com/privacy en op te vragen via het secretariaat op bestuur@scoutingdonbosco.com.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Don Bosco binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (bestuur@scoutingdonbosco.com). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.